Советы по написанию сопроводительного письма

Внешний вид

Каждое письмо должно быть на хорошей бумаге, а если вы прилагаете к нему резюме, то бумага должна быть одинаковая. Размер шрифта – 10-12.

Очень важно, чтобы в вашем письме не было никаких ошибок – ни орфографических, ни грамматических.

Форма

Письма должны быть короткими – не более одной страницы, с большими полями. Параграфы не должны превышать 4-8 строчек. Первая строка каждого параграфа должна четко дать понять его содержание.

Используйте стандартный формат оформления бизнес-письма: сверху, слева над приветствием укажите ваши адрес и дату, фамилию и адрес адресата. Ваше имя и фамилия должны быть напечатаны снизу, под вашей подписью. Не забудьте подписать письмо и сохранить его копию для себя.

Письма должны быть ВСЕГДА адресованы конкретному человеку по фамилии, с указанием его должности. Если вы не знаете этой информации, то позвоните в компанию и уточните ее. Не следует писать имя адресата, если вы не знакомы с ним лично.

Стиль

Ясность. Эффективность. Информативность. Индивидуальность. Ваше письмо должно выражать эти четыре элемента и показать, что вы именно тот человек, в котором нуждается компания. При написании письма желательно использовать простые предложения. Помните, что каждое письмо выражает ваш собственный стиль.

Типы писем:

• Письмо-запрос о собеседовании
• Письмо-запрос о трудоустройстве
• Сопроводительное письмо
• Письмо-благодарность
• Письмо о согласии/отказе
• Письмо-уведомление о прекращении поиска работы
• Письмо-напоминание
  

Письмо-запрос о собеседовании

Когда вы просите о назначении вам собеседования, то постарайтесь заинтересовать читателя. Вы просите выделить его ценное время, чтобы поговорить с вами. Ваше письмо должно содержать достаточно информации о вас, а также причину, почему адресат должен с вами встретиться.

• Параграф 1: Опишите себя и укажите, почему вы хотите с ним встретиться. Попросите о возможности для встречи. Параграф должен состоять из 3-4 строк.
• Параграф 2: Опишите свою заинтересованность в должности или компании. Укажите, что вы хотели бы узнать во время интервью. Напишите то, что вы уже узнали о компании или должности.
• Параграф 3: Расскажите о себе. Выделите самые важные, по вашему мнению, сведения. БУДЬТЕ КРАТКИ! Приложите свое резюме.

• Завершающий параграф: Уточните свои намерения. Укажите, когда вы сможете придти на интервью, договоритесь о звонке, уточняющем его точное время.
  

Письмо-запрос о трудоустройстве

Если вы уже определились с организацией, в которой хотите работать, то возможно, вы захотите встретиться с кем-то, кто занимает в ней должность, похожую на ту, на которую вы претендуете, или с начальником отдела в, в котором вы собрались работать. Это письмо похоже на письмо-запрос о собеседовании. Вы не просите о приеме на работу – лишь хотите получить информацию о своей предполагаемой должности.

• Параграф 1: Начните письмо с представления себя, точно объясните, зачем вы пишите.
• Параграфы 2,3: В них укажите, что вы узнали о компании. Выделите свой необходимый для должности опыт. Уточните, почему считаете себя достаточно квалифицированным для этой работы.
• Параграф 4: Выразите свой интерес ко встрече с адресатом и получению от него информации. Укажите время звонка, для определения точного времени встречи.

Сопроводительное письмо

Что такое сопроводительное письмо?

Сопроводительное письмо – это способ представить себя потенциальному работодателю. Никогда не посылайте только резюме, без сопроводительного письма, если вы подаете заявление о приеме на работу. Используйте сопроводительное письмо для описания своей квалификации, мотивации и заинтересованности в получении должности, чтобы у работодателя появилось желание провести с вами интервью. НЕ ПОВТОРЯЙТЕ информацию, которая уже указана в резюме.

Советы по написанию сопроводительного письма

1. Сопроводительное письмо обычно состоит из трех частей:

Параграф 1: Точно укажите, на какую должность вы претендуете, как узнали о данной вакансии и почему вы в ней заинтересованы.

Параграф 2,3: Напишите, почему вы подходите для этой работы и опишите свою заинтересованность в организации.

• Используйте один или два примера, на которых вы сможет показать свою квалификацию и опыт.
• Не делайте оценивающих заявлений, таких как "Я считаю, что я выдающийся кандидат на эту должность". Ваша задача указать свою квалификацию, а работодателя – оценить ее.
• Проявите свою заинтересованность в работе компании или упомяните недавние, связанные с ней события.
• Упорядочите все, что вы хотите донести до адресата, – то, что вы считаете наиболее важным.

Последний параграф: Выразите свою заинтересованность во встрече с работодателем, для того, чтобы обсудить их требования и вашу квалификацию.

2. Узнайте как можно больше о деятельности компании и должности, которую вы хотите получить. Это покажет вашу заинтересованность, а также улучшит подготовленность к интервью.

3. Выражайтесь ясно и понятно. Сопроводительное письмо должно быть не длиннее одной страницы. Внимательно просмотрите каждый пункт. Все ли, что нужно знать работодателю о вас, вы указали? Если письмо будет слишком длинным, то работодатель может не захотеть его читать.

Письмо-благодарность

В течение 24 часов после встречи всегда пишите письма-благодарности всем, с кем вы встречались. После собеседования используйте такое письмо для усиления своего авторитет. После неформального разговора используйте его как жест благодарности – за потраченное на вас время и чтобы увеличить вероятность будущего контакта.

Письмо о согласии/отказе

Оно является формальным способом принять или нет предложение о приеме на работу. Если вы отказываете, то выразите свою благодарность за предложение и поблагодарите за доверие. Вашей задачей является отказать работодателю, но при этом сохранить хорошие отношения.

Письмо-уведомление о прекращении поиска работы

Когда вы получили работу, то вам следует проинформировать других работодателей, к которым вы обращались, об отзываете поданных анкет. Можете сообщить им о должности, которую вы получили, но не говорите, что она лучше той, которую предлагали в их компании. Может так случиться, что в будущем вы снова захотите сотрудничать с этой организацией.

Письмо-напоминание

Во время поиска работы может возникнуть много ситуаций, когда вам надо будет написать такое письмо:

• Чтобы усилить эффект от первого письма, если вы не получили на него ответ.
• Добавить новую информацию к вашей анкете.
• Попросить пересмотреть отказ в проведении интервью.
• Попытаться возобновить интерес компаний в проведении с вами интервью, когда процесс поиска работы затягивается.
• Сообщить о достигнутом вами прогрессе.